公文校对常识
作者:hn_uibj1 日期:2019-10-21 浏览

来源 | 人民论坛VIP

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估计很多笔杆子都有这样的经历,辛苦加了几个夜班写成的文稿,自信满满地交给领导审阅,谁知上来就被圈上了几个错字病句和误用的标点符号,细一看还有逻辑不通的情况。

如何避免出现这种尴尬状况、保证公文质量?校对,是必不可少的一环。校对是对写作、修改的补充和完善,可谓写作开流、修改正本、校对净后。

公文校对看似简单,做好不易,我们需要树立负责的工作作风,也要掌握科学的工作方法。今天,思响哥就与大家分享一些实用的公文校对常识。

首先,我们必须明确公文校对的六个原则

  • 先排后校。即先按照规定格式排版,打印出清样后再作校对。
  • 逢文必校。不能因为有的文稿篇幅短、字数少、内容简单就放松校对。
  • 每字必核。一份公文文字表述是否准确、通顺、简练,人名、地名、时间、数字、引文是否准确规范、严谨等,都要坚持一个标点一个标点地校,一个字一个字地核,不能有任何疏忽。
  • 校写分离。公文起草和校对最好由不同的同志来进行。
  • 急文稳校。越是急件越要沉住气、稳住劲,否则会导致一些明显的低级错误没有校出,酿成不良后果。
  • 发前再校。
  • 接下来,思响哥通过一些实例,为大家总结公文校对须把好的“三关”及一些实用方法。

    1

    语言关

    公文语言要保证其严肃性、权威性,因此,要尤其注意校对这几类词语,规范使用,达到公文语言权威、准确、简洁的效果。

  • 概约词
  • 诸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多数”“少数”等不确定的词尽量少用或不用。非用不可时,要严肃对待,实事求是,切不可回避矛盾,或随意夸大。

  • 介词
  • 要避免介词连用。

    如:关于对……的修改意见。

    “关于”和“对”都指向同一个对象,两词连用没有必要。去掉“对”将上句变成“关于……的修改意见”时,显得更加明快利落。

  • 专有名词
  • 对公文中出现的人名、地名、机关名、事物名等专有名词要尤其注意,校对时要遵循以下几个原则:

    1.按照权威部门认定的或长期以来通用的名称使用;

    2.人的职务、机关单位名称、行政区划若有变化,应使用最新的名称;

    3.使用标准全称,不要自作主张随意缩略;

    4.名称在公文中的前后须保持一致;

    5.名称必须与所指对象的性质相符,如“中央各部委”指中共中央宣传部、组织部、统战部、政法委等党中央的组成机构,“国家各部委”指国务院所属各行政机构。

  • 格式语
  • 对公文写作中约定俗成的一些格式化用语,要遵守约定,不得随意更改、立异标新。

    如:

    请示的结语用“以上妥否,请批复”;

    平行文的结束语,如属知照事项不需答复的,则用“专此致函”,如属需要答复的,则必须用“专此致函,请复”;

    报告的结尾,则需要使用“专此报告”。

    如:请示语多用“恳请”,商洽函多用“商请”等。

  • 词意易混淆的其他词语
  • 如:

    “权利”与“权力”、“截至”与“截止”、“起用”与“启用”、“制定”与“制订”等等,这些词语很容易混淆,校对时一定要分清该用哪一个,决不能含糊。

    2

    逻辑关

    对于公文来说,逻辑是将全文语言紧密联结为一个整体的筋脉。违背逻辑原理的公文往往会出现结构混乱、词不达意、表意缺漏或者重复啰唆等问题,作用大打折扣。

    因此,公文校对还需把好逻辑关,思响哥通过一些例子,来说明公文内容表述方面不易发现的问题。

  • 概念不明确
  • 在使用概念表达思想时,其内涵和外延一定要明确,这是基本的逻辑要求。

    例:各部门间要加强协调配合,完善有关政策。

    此句“间”是“之间”的省略,“各部门间”指的是各部门的相互关系,不是实体部门,不能作为主项与“完善有关政策”连用,应该改为“各部门要加强协调配合,完善有关政策”。

  • 限制不当
  • 限制是通过缩小概念的外延来明确概念的逻辑方法。

    例:2014年—2018年,四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元。

    此句是想说2018年四市生产总值达到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”,而后面对应的生产总值数只有2014年和2018年的,因此,用“2014年—”来限制“2018年”是错误的,应该改为“相较于2014年,2018年四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元”。

  • 自相矛盾
  • 在表达中,相互矛盾的两个概念或判断不能都存在。

    例:实现互联网与农业线上线下“双融合”发展。

    “双融合”是指两组“融合”,如A与B融合、C与D融合。而句中只有“互联网与农业”一组融合,与“双融合”是自相矛盾的,应该改为“实现互联网与农业线上线下融合发展”。

  • 不符合方位逻辑
  • 方位逻辑指含有方位词的命题,其“真”值依赖于在什么方位说出它,随着说出方位的不同而变化,如果不注意说出它的方位,“真”可能会变成“假”。

    例:市政府文件表述“明确各区市政府对查处本辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

    从讲述者(市政府)的角度讲,本辖区指全市区域;从被讲述对象(区市政府)的角度讲,本辖区则指区市所辖区域。例句混淆讲述者和被讲述对象的方位概念,可修改为“明确各区市政府对查处各自辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

    3

    政策关

    严把公文校核中的政策关是保证公文权威性、严肃性的关键,是公文校对的“核心”。把好政策关,应做到“上下左右前后”六面看

  • “上”看
  • “上看”就是要校对公文是否符合国家法律法规、党的方针政策和上级文件精神。

    若遇到引用国家法律法规、党的方针政策和上级文件的情况,校对时一定要与原文一一对照

  • “下”看
  • “下”看,就是校对公文制定的政策有无必要性和是否具有可操作性。

    具体到某一政策有无必要制发,要看其对本区域内各项事业发展有无指导意义,与本区域民情民意是否顺应,同本区域财政的承受能力是否相匹配等。

    其次,要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具体化、明确化的解决问题的办法和指导工作的措施。

    如:

    写明要“加强协调”,却没有加强协调的具体办法,也没有明确的权力和责任,公文成了“空”对“空”式的指示。

    “有关部门要严密配合”,则没有指出由哪几个部门配合,工作上如何分工协作。

  • “左”看“右”看
  • “左”看“右”看就是校对公文政策在部门间的协调性,即看公文制定的政策是否超越发文机关的职能权限;是否与其他部门的相关政策相吻合,以避免文件间出现矛盾。

  • “前”看“后”看
  • 首先要校对公文与本机关已有公文之间是否相承。

    如,对同一问题的不同侧面做出新规定时,前后两个公文应彼此包容。若前面的公文不太适应新的情况有待修改时,要严格查找已有公文不符合现有社会状况的因素,并认真校对待发公文对其完善和修改之处。

    其次要看公文后部与前部提法是否一致,不可出现自相矛盾或表述上的偏差。

    把好语言关、逻辑关、政策关,一篇公文的校对就完成了一大部分。除此之外,还需注意错别字、标点符号、数字使用等细节。这些细节看似简单,但“小事切不可小视”,我们要注意“勤查”勘误,杜绝这些文稿硬伤。若想了解公文写作中标点符号和数字的使用门道,可参见公文写作系列课程。

    编辑整理 | 刘一霖